Všetkých 255 noriem prístupných všetkým zamestnancom

Zmeny k lepšiemu

Jozef MARKO

Dotazníková akcia s účasťou 610 zamestnancov z rôznych organizačných úrovní podniku, ktorá bola v roku 2003 súčasťou analýzy stavu organizačnej štruktúry, organizácie riadenia a organizačných vzťahov v štátnom podniku Lesy SR poukázala na nespokojnosť zamestnancov so stavom vnútropodnikových smerníc. Za najvážnejšie nedostatky považovali, že v rámci podniku neexistuje aktuálny prehľad o všetkých vydaných smerniciach, pokynoch a nariadeniach, ktorým generálne riaditeľstvo riadi a metodicky usmerňuje podriadené organizačné jednotky a že väčšina smerníc, pokynov a nariadení existuje len v písomnej a nie elektronickej forme. Kritizovali aj skutočnosť, že podriadené organizačné jednotky - odštepné závody, správy a strediská sú o vnútropodnikových smerniciach a nariadeniach slabo informované. Odvtedy sa v tejto oblasti veľmi veľa zmenilo k lepšiemu, ibaže aj nedávne stretnutia s vedúcimi lesných správ ukázali, že zamestnanci v prevádzke nemajú o zmenách dosť informácií. Preto sme požiadali o rozhovor vedúceho Odboru manažmentu kvality a kontroly š.p. Lesy SR Ing. Miroslava Borseka a manažéra kvality Ing. Róberta Kiša.

Aký bol teda stav v oblasti organizačných noriem, teda smerníc a metodicko- organizačných pokynov, v roku 2003. Prečo si vyslúžili takú nespokojnosť?

M. Borsek: Organizačné normy vychádzali pod rôznymi názvami napr. smernica, pokyn, nariadenie a najčastejšie pod názvom vec. Ich číslovanie bolo nejednotné. O dostupnosti, prehľadnosti a jednotnej štruktúre ani nehovoriac.

Na májových stretnutiach s vedúcimi lesných správ v Banskej Bystrici ste hovorili o novom systéme v oblasti organizačných noriem. Koľko ich je a čo sa vlastne podarilo za obdobie jeden a pol roka zmeniť ?

R. Kiš: Základom pre zavedenie systému v oblasti organizačných noriem bolo vydanie Smernice pre riadenie organizačných noriem platnej od 1.12.2004. Od tohto dátumu teda vychádzajú všetky organizačné normy v jednotnej štruktúre pri jasne stanovenom číslovaní. Zároveň boli všetky doposiaľ vydané organizačné normy prevedené do elektronickej podoby. Organizačné normy sú dostupné pre všetkých zamestnancov podniku prostredníctvom centrálneho elektronického registra organizačnej dokumentácie – CEROD, ktorý bol spracovaný v spolupráci s Odborom informačných technológií. Aplikácia CEROD je spracovaná v rámci on-line verzie ( dostupná na intranete LSR š.p. ) resp. ako off-line verzia s priebežnou aktualizáciou dát (inštalovaná na jednotlivých PC v rámci nižších organizačných jednotiek, u ktorých je problematické pripojenie na intranet LSR š.p.). K dnešnému dňu je zaevidovaných a dostupných v registri 255 organizačných noriem a ich dodatkov.

Ako sa v nich môžu zamestnanci v prípade záujmu čo najjednoduchšie zorientovať?

R. Kiš: Spôsob usporiadania organizačných noriem v CEROD-e stanovuje samotný užívateľ. Aplikácia umožňuje triedenie, resp. zoraďovanie organizačných noriem podľa jedného zo štyroch dostupných atribútov (číslo organizačnej normy, názov organizačnej normy, vydavateľ organizačnej normy a účinnosť organizačnej normy). Pre rýchlejšiu orientáciu užívateľa poskytuje aplikácia vyhľadávací nástroj, v rámci názvu organizačných noriem, formou vyhľadávacieho okna (on-line verzia). Po zadaní hľadaného slovného reťazca aplikácia vytvorí zoznam organizačných noriem s  výskytom hľadaného slova. Off-line verzia aplikácie CEROD umožňuje užívateľovi, v rámci vyhľadávania organizačných noriem, používanie štandardného vyhľadávacieho nástroja MS Windows formou príslušnej klávesovej skratky, ktorý zvýrazní hľadaný slovný reťazec.

Pokiaľ je nám známe, zamestnanci majú možnosť pripomienkovať smernice v procese ich tvorby. Akým spôsobom?

M. Borsek: Smernica pre riadenie organizačných noriem jednoznačne stanovila aj postup tvorby organizačných noriem. Už v procese tvorby je zabezpečené pripomienkovanie tvoriacej sa normy, nakoľko odborný garant, vo väčšine prípadov odborný referent GR alebo vedúci odboru GR, si pri tvorbe smernice stanoví účastníkov pripomienkového konania.

Čo sa stane v takom prípade, že aj napriek tomu má vydaná smernice nedostatky, je nejasná, alebo sú niektoré jej ustanovenia nerealizovateľné?

M. Borsek: Každý zamestnanec podniku má podľa postupu stanovenom v smernici pre riadenie organizačných noriem možnosť v rámci zmenového konania pripomienkovať takúto smernicu. Pripomienky odovzdáva odbornému garantovi a manažérovi kvality na generálnom riaditeľstve. V tomto roku bude zriadená Rada kvality, jednou z jej úloh bude aj posudzovanie potrebnosti aktualizácie organizačných noriem.

Lesníci z prevádzky sa pýtajú, kedy už konečne budú mať k dispozícii všetky smernice, podľa ktorých budú presne vedieť čo a ako majú robiť a zároveň budú jasne vymedzovať ich kompetencie a zodpovednosť?

M. Borsek: Pozrite sa, Rakúskym štátnym lesom tento proces trval niekoľko rokov a to pracujú v jednoduchšom legislatívnom prostredí. V každom prípade by sme chceli čo najskôr zrušiť neplatné a zaktualizovať neaktuálne organizačné normy. Za týmto účelom potrebuje však odbor manažmentu kvality a kontroly prácu a iniciatívu nielen odborných garantov na generálnom riaditeľstve, ale aj zamestnancov vonkajšej prevádzky. V cieľovom stave by smernice mal generovať samotný informačný systém. Riaditelia OZ, vedúci LS a niektorí ďalší zamestnanci už videli, ako postupujeme v programe FORM 1 od spoločnosti Transform s.r.o. Olomouc pri popise činností a procesov. Ich presným popísaním - momentálne máme v systéme zhruba 7500 popísaných činností v 30 oblastiach činností - sa dostaneme k takej forme generovania organizačných noriem a popisov pracovných náplní, aby bola prehľadná, jednoduchá a hlavne jednoznačná.

Naznačili ste, že vašim pracovníkom zatiaľ chýba viac podpory od kolegov na generálnom riaditeľstve i vo vonkajšej prevádzke...?

M. Borsek: Áno priznávam, máme problém presvedčiť niektorých odborných garantov o potrebnosti takéhoto postupu. Ale tí, ktorí si osvojili alebo postupne osvojujú procesný pohľad na činnosti podniku zisťujú, že im to pomáha v metodickom riadení oblasti, za ktorú zodpovedajú. Veď úloha generálneho riaditeľstva by mala byť v prvom rade metodická a kontrolná, pričom výkon a kompetencie by mali byť na nižších organizačných jednotkách - samozrejme za jasne stanovených pravidiel hry.

Autor: Róbert Kiš