„Aké najväčšie prekážky stoja IT zmenám v ceste?“

Jozef SÁMEL

V Lesníku číslo 5 som sa vyjadroval k tomu, čo očakávam od implementácie informačného systému vo vzťahu k projektu výrobno – obchodného logistického systému. Viacerí mi povedali, že odpoveď bola na ich vkus príliš zložitá.

Bohužiaľ tým, že sa snažím vnímať túto problematiku do celej hĺbky, zdá sa mi skutočne taká komplikovaná.

Dnes začnem radšej príbehom, ktorý možno problematiku zjednoduší.

„Lesník ide lesom a zastaví sa pri drevorubačovi, ktorý sa trápi so statným bukom. Práca drevorubačovi ale nejde, lebo má tupú reťaz. Na otázku lesníka, prečo si reťaz nenaostrí odpovedá drevorubač: „Nemám čas na brúsenie, musím sa ponáhľať, neplním plán“.

V podobnej situácii, ako drevorubač s tupou reťazou, sme sa ocitli aj my so súčasným informačným systémom (IS).

V systéme máme síce 90 % potrebných dát, no nedokážeme sa na ne efektívne pozrieť a vyhodnotiť ich. Prirovnávam to k domácnosti po maľovaní. Máme všetko, len nevieme v ktorej škatuli.

V súčasnosti prevádzkujeme od roku 2001 ekonomickú časť IS (v informatike nazývanú aj ERP - Enterprise Resource Management – manažment podnikových zdrojov) od firmy Softip s názvom Prometeus „F“. Koncom roku 2003 ohlásila firma Softip pre rok 2004, vzhľadom na zavádzanie nových riešení, všeobecné ukončenie vývoja a údržby nami používaných aplikácií Prometeus „F“. Údržbu majú LSR š.p. špeciálne zmluvne garantovanú do 31.12.2006. Už ako jediný a posledný užívateľ. Vzhľadom na vývoj hardvéru a systémových prostriedkov je tento systém dodávateľom už len ťažko udržiavateľný. Všetky prostriedky, investované do údržby starého systému, sú z našej strany nerozvojové, neposkytujúce žiadnu pridanú hodnotu.

Pôvodná zmluva so Softipom z roku 2000 mala síce perspektívu ďalšej inovácie, ktorá sa však už s ohľadom na posun v technológiách a našich nárokoch neuskutočnila.

Rozhodnutie bolo v roku 2003 jednoznačné – výber nového informačného systému. Ten však úzko súvisel s prebiehajúcou transformáciou a reorganizáciou a vyhlásený mohol byť až koncom roka 2004, napriek tomu, že bol pripravený skôr. Výber však bol ukončený v máji 2005 bez výberu konečného víťaza, napriek tomu, že bol po odbornej stránke veľmi dobre pripravený. Nedokázali sme totiž vo výbere dostatočne zohľadniť všetky vplyvy okolia pôsobiace na takýto výber.

Nakoľko sme nemohli pokračovať revolučne veľkým skokom, začali sme sa posúvať aspoň menšími krokmi a implementáciu nového IS sme rozdelili na 3 kroky:

1. PaMR (Personálne a mzdové riadenie)

2. Upgrade LHKE – Foresta (venovať sa mu bude samostatný príspevok firmy Foresta SG)

3. Implementácia SAP – ekonomická časť ERP

 

1. krok inovácie IS - PaMR (Personálne a mzdové riadenie)

Po zrušenom výbere v roku 2005 sa nám podarilo presadiť od 1.1.2006 aspoň inováciu personálnej a mzdovej aplikácie. Bola to agenda najkritickejšia na zmeny a veľmi citlivá na chyby v údržbe. Dotýka sa totiž všetkých zamestnancov. Prirodzená otázka je : „Prečo opäť Softip?“ Odpovedí bolo viacej:

Teraz už dokonale poznali riešenú problematiku u nás

Sú jedným z lídrov na slovenskom trhu v tomto segmente

Ušetrili sme ročne čiastku niekoľko stotisíc na údržbe, ktoré sme investovali do progresívnejšieho produktu

Získali sme možnosť systém prevádzkovať aj pre cudzích

Mohli sme si v predstihu overiť výhody a úskalia implementácie centrálneho informačného systému

Priebeh projektu bol z môjho pohľadu vzorový, aj vďaka trpezlivosti, nadšeniu a precíznosti garanta implementácie Ing. René Turzáka.

 

Pozitíva projektu PaMR

Užívatelia sa školili v dostatočnom predstihu na svojich vlastných dátach, predtým spracovaných v starom systéme.

Užívatelia mohli v dostatočnom predstihu trénovať v novom systéme, to, čo sa vyškolili

Preinštalácia nových verzií prebehne vždy jednorázovo v centre a nezaťažuje všetkých užívateľov

Podrobne boli spracované pokyny na nábeh systému

Získali sme časť používateľov, ktorí nám vynikajúco pomohli z vlastnej iniciatívy pri testovaní a nábehu

Dosiahli sme homogenizáciu spracovania miezd v rámci LSR s presunom spracovania na OZ

Programátor mohol a môže sledovať aktivitu užívateľov v systéme a v prípade potreby rýchlo pomôcť

 

Negatíva projektu PaMR

Nespustená dátová sieť a nekvalita niektorých pripojení (šetrili sme nemalé prostriedky a od januára 2007 dátovú sieť spustíme)

Paradoxne sme nezískali časť používateľov, napriek vynikajúcej príprave a podpore.

Prekvapujúce bolo naše zistenie na konci januára, že napriek dôslednej príprave časť používateľov ešte aplikáciu ani neotvorila napriek tomu, že iní sú už v pokročilom štádiu spracovania. 9. februára sa dostala na poradu vedenia podniku obava časti manažérov zo závodov, že výplaty nebudú spracované ani do konca mesiaca. V ten deň však už mala väčšina závodov mzdy pripravené na prevod do banky. Ja verím, že negatívne reakcie prišli len od tých, ktorí sa z rôznych príčin dostali k spracovaniu oveľa neskôr, ako sme doporučovali a ťažko doháňali stratený čas.

2. krok inovácie IS –Upgrade LHKE – Foresta

(venovať sa mu bude samostatný príspevok v tomto čísle od firmy Foresta SG)

3. krok inovácie IS – implementácia SAP

 

Čo je vlastne SAP?

SAP R/3 Enterprise od firmy SAP AG, je celosvetovým štandardom pre rozšírené ERP. SAP AG má 20 % podiel v segmente ERP na celom svete, pričom jeho najbližší konkurent zaostáva za ním o 10%. Pri riešeniach s takouto dominanciou na trhu nie je argumentácia pre a proti nikdy čierno – biela. Existujú desiatky argumentov prečo áno a prečo nie a závisí hlavne na strategickom rozhodnutí vlastníka, ktorý sa pre obdobné riešenie rozhoduje, aké argumenty prijme.

Hlavné dôvody pre výber riešenia SAP R/3 Enterprise:

optimalizácia procesov vďaka zabudovaným / dostupným nástrojom procesnej analýzy

zjednotenie všetkých častí spoločnosti a previazanie doteraz oddelene spravovaných a obtiažne konsolidovaných agiend

využitie štandardov v oblasti podnikových informačných systémov

rozsiahla funkcionalita riešenia pre pokrytie procesných i funkčných požiadaviek zadávateľa

možnosť využiť pre implementáciu a údržbu viacero nezávislých firiem bez nutnosti väzby na jediného dodávateľa

 

Hlavné dôvody proti výberu riešenia SAP R/3 Enterprise:

vysoká cena implementácie a údržby

vysoké nároky na popis procesov, ktoré chce firma implementovať v novom systéme

problematická prispôsobivosť systému na neštandardné riešenia

vysoké nároky na zaškolenie personálu

Implementácia SAP predstavuje najdôležitejšiu časť IS - jadro ERP, integrujúce všetky ostatné aplikácie IS do jedného celku. Pre jednoduchosť uvádzam prehľadnú schému nového informačného systému po implementácii. (Tá „jednoduchosť“ bola v skutočnosti len ironická.)

Čo nás čaká v tomto projekte?

Projektové nadšenie (štandardné očakávania manažmentu a užívateľov pred nasadením nového IS – už opadlo)

Dodávateľ prinesie know-how

Implementácia bude náročná, ale celkovo dôjde k zlepšeniu fungovania

Systém odstráni väčšinu súčasných nedostatkov

Investícia bude úspešná

Relatívne rýchlo dôjde ku zvýšeniu produktivity a systém

Nový systém prinesie používateľom zjednodušenie ich práce

 

Realizačné vytriezvenie

(ako to väčšinou pri takýchto projektoch býva)

Väčšina dodávateľov pozná iba svoj ERP a typicky fungujúcu firmu bez lesníckych špecifík

V horizonte 1-2 rokov dôjde v mnohých oblastiach k zhoršeniu a k vyostreniu pracovných vzťahov z dôvodu preťaženia účastníkov projektu

Systém bude iba zrkadlom procesov, ktoré dodávateľovi dokážeme popísať prostredníctvom garantov procesov

Zle fungujúce zanedbané procesy -> zle fungujúci systém -> zvýšené finančné nároky na odstránenie nedostatkov

Prvotný vstup údajov sa v mnohých prípadoch rozšíri a skomplikuje

Spomienkový optimizmus. Väčšina nových IS sa stretáva s odporom koncových užívateľov. Ak na starý IS doteraz nadávali, teraz je ten starý IS najlepší.

 

Je to vôbec potrebné?

Áno. Je to určite potrebné a vývoju v informatike a spracovaní dát neujdeme.

Centralizáciou aplikácií dokážeme zabezpečiť preinštaláciu aplikácií, správu číselníkov, zálohovanie a archiváciu z jediného miesta a s menším počtom zamestnancov.

Centralizáciou zabezpečíme prístup k dátam z ľubovoľného povoleného miesta, viacerým užívateľom.

Centralizáciou zabezpečíme spracovanie dát v reálnom čase.

Centralizáciou odstránime všetky organizačné medzistupne pri analýze dát.

Zjednoduší a stransparentní sa rozhodovanie manažérov. Nové IS sú určené hlavne na efektívnejšie riadenie firmy a predstavujú väčší prínos pre menšinovú skupinu manažérov a nie pre väčšinovú skupinu koncových zadávateľov vstupných dát.

Rozsah projektu vymedzil zostavenie nasledovných tímov (v zátvorke sú uvedení garanti implementácie za LSR a vedúci tímov):

FI – Finančné účtovníctvo, (Ing. Ján Klinec) FI-AA – Správa investičného majetku, (Ing. Janka Jagerčíková) CO – Kontroling, (Ing, Anna Selecká) SD – Predaj a odbyt, (Ing. Ján Čavojský) • MM – Materiálové hospodárstvo, (Bc. František Suchanovský) DOP – Doprava, (Ing. Igor Strelec) BW – Dátový sklad, (Ing. Dana Kráľová) SEM-BPS – Business plánovanie, (Ing. Ľuboš Németh) XI/MI – Integračný tím, (Ing. Michal Jačanin) • HW – Hardvér a komunikácie, (Ing. Bohuslav Rafanides)

Časový harmonogram implementácie SAP.

Fáza 1 – Príprava projektu

1. Kick-off míting, 11.05.2006  2. Definícia projektu, 15.05.2006 3. Schválenie fázy, 15.05.2006

 

Fáza 2 – Príprava cieľového konceptu

4. Úvodné školenie procesných tímov, 09.06.2006 5. Vypracovanie dokumentu „Cieľový koncept – Technická a dátová infraštruktúra“, 31.05.2006 6. Ukončená a schválená analýza v rámci procesných tímov, 04.07.2006  7. Pripravený HW pre inštaláciu vývojového prostredia, 04.07.2006 8. Vypracovanie dokumentu
„Cieľový koncept – komplexná analýza ISLSR“, 10.07.2006 9. Schválenie fázy, 4.07.2006.

 

Fáza 3 - Realizácia

10. Pripravený HW pre inštaláciu testovacieho a produktívneho
prostredia, 24.07.2006 11. Vytvorené testovacie prostredie, 14.08.2006 12. Nastavená základná funkcionalita, 31.08.2006 13. Vytvorené produktívne prostredie, 29.09.2006 14. Nastavená finálna funkcionalita, 09.10.2006 15. Zaškolení členovia PT a školitelia KU, 09.10.2006 16. Integračné a akceptačné testy, 01.11.2006 17. Schválenie fázy, 15.11.2006.

 

Fáza 4 – Príprava produktívnej prevádzky

18. Ukončenie skúšobnej prevádzky, 15.12.2006 19. Vykonané systémové testy, 22.12.2006 20. Schválené preklopenie do produktívnej prevádzky, 22.12.2006 21. „Preklopenie“ do produktívnej prevádzky, 08.01.2007 22. Schválenie fázy, 08.01.2007

 

Fáza 5 – Produktívna prevádzka a podpora pri nábehu

23. Ukončená migrácia pohybových dát, 21.02.2007 24. Schválenie fázy a ukončenie projektu, 28.02.2007

Záverom sa vrátim do názvu môjho príspevku, do ktorého som zámerne vložil otázku „Aké najväčšie prekážky stoja IT zmenám v ceste?“

Pomôžem si nasledovnými závermi renomovaného výskumu, ktorý najväčšie prekážky stojace IT zmenám v ceste definuje takto :

 

„Najväčšia prekážka stojaca IT zmenám v ceste môže byť sám vzťah implementácie k používateľovi, ktorý má systém používať. Vtedy, ak ho nedokáže implementačný tím s podporou manažmentu presvedčiť, vyškoliť, motivovať a primerane zmeniť firemnú kultúru, v ktorej používateľ pracuje .“

Ing. Jozef Sámel, vedúci odboru Informačných technológií

Takto bude vyzerať schematicky po implementácii nový informačný systém LSR